KLAUZULE INFORMACYJNE
- DLA KONTRAHENTÓW SPÓŁKI
- DLA OSÓB UBIEGAJĄCYCH SIĘ O PRACĘ
- DLA OSÓB ZATRUDNIONYCH W SPÓŁCE
- PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119/1 z 04.05.2016 r.), dalej jako „RODO”, informujemy, że:
- Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Zakład Obsługi Archiwalnej ARPAD Spółka z o.o. z siedzibą w Krzykawie, gmina Bolesław, powiat olkuski (32-329 Bolesław, Krzykawa 7). Aby skontaktować się z nami, należy wysłać wiadomość na adres poczty elektronicznej: arpad@arpad.pl lub zadzwonić pod numer tel. 501 439 752.
- We wszystkich kwestiach dotyczących danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pisemnie, za pomocą poczty tradycyjnej na adres siedziby Spółki lub w formie elektronicznej na adres poczty elektronicznej: arpad@arpad.pl
- Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane:
1) na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, zgodnie z którym to przetwarzanie jest niezbędne do zawarcia umowy lub do podjęcia działań zmierzających do zawarcia umowy, w celach:
a) składania ofert,
b) uczestnictwa w postępowaniach przetargowych i konkursowych,
c) zawierania, realizacji i rozliczenia Umowy,
d) windykacji ewentualnych należności.
2) na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w którym to przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącym na Administratorze, w celu:
a) wystawiania faktur,
b) prowadzenia ksiąg rachunkowych i dokumentacji podatkowej w zw. z art. 74 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
3) na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, co stanowi nasz prawnie uzasadniony interes realizowany przez Administratora, w celu:
a) marketingu usług własnych,
b) dochodzenia roszczeń bądź obrony praw Administratora w przypadku ewentualnych sporów,
c) nawiązywania i prowadzenia współpracy biznesowej,
d) bieżącego kontaktu z Kontrahentem lub odpowiednio osobami go reprezentującymi.
- Odbiorcą Pani/Pana danych osobowych będą wyłącznie podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie odrębnych przepisów prawa, upoważnieni pracownicy, podmioty przetwarzające dane w imieniu Administratora, podmioty uczestniczące w realizacji umowy, banki, firmy ubezpieczeniowe, firmy windykacyjne, Poczta Polska, Kurierzy itp.
- Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres 5 lat liczonych od rozwiązania/wygaśnięcia umowy; dane osobowe przetwarzane w celu dokonywania rozliczeń będą przechowywane przez Administratora przez okres przechowywania dokumentacji księgowej i podatkowej wynikający z przepisów prawa; dane osobowe przetwarzane w celu dochodzenia roszczeń (np. w postępowaniach sądowych) będą przechowywane przez okres przedawnienia roszczeń, wynikający z przepisów kodeksu cywilnego.
- Przysługuje Pani/Panu prawo do:
1) dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
2) sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych;
3) ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
4) usunięcia danych osobowych;
5) wniesienia skargi do Prezesa UODO (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00 – 193 Warszawa). - Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne, jednakże niezbędne do wykonania umowy, bądź podjęcia działań przed zawarciem umowy.
- Pani/Pana dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany w tym również w formie profilowania tzn. żadne decyzje wywołujące wobec osoby skutki prawne lub w podobny sposób na nią istotnie wpływające nie będą oparte wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu danych osobowych i nie wiążą się z taką automatycznie podejmowaną decyzją.
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119/1 z 04.05.2016 r.), dalej jako „RODO”, informujemy, że:
- Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Zakład Obsługi Archiwalnej ARPAD Spółka z o.o. z siedzibą w Krzykawie, gmina Bolesław, powiat olkuski, (32-329 Bolesław, Krzykawa 7). Aby skontaktować się z nami, wyślij wiadomość pod e-mail: arpad@arpad.pl lub zadzwoń pod numer tel. 501 439 752.
- We wszystkich kwestiach dotyczących danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pisemnie, za pomocą poczty tradycyjnej na adres siedziby Spółki lub w formie elektronicznej na adres e-mail: e-mail: arpad@arpad.pl
- Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie:
a) art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, na podstawie którego przetwarzanie jest dokonywane na podstawie zgody, w celu uczestnictwa kandydata w przyszłych rekrutacjach lub przekazania danych przez kandydata w przypadku nieprowadzenia postępowania rekrutacyjnego (rekrutacja nieplanowana) oraz przetwarzania przekazanych przez kandydata danych osobowych wykraczających poza zakres wynikający z art. 221§1 k.p.,
b) art. 9 ust. 2 lit. a) RODO, w którym przetwarzanie danych osobowych szczególnych kategorii jest dokonywane na podstawie zgody, w celu przetwarzania danych osobowych szczególnych kategorii załączonych przez kandydata w dokumentach rekrutacyjnych,
c) art.6 ust. 1 lit. c) RODO w którym przetwarzanie jest niezbędne dla wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji, wyboru kandydata na stanowisko pracy, podjęcia czynności zmierzających do zawarcia umowy o pracę,
d) 6 ust. 1 lit. f) RODO, w którym przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora, tj. do celu tworzenia formularzy oceny kandydata, przeprowadzenia testów kompetencyjnych.
- Odbiorcami Pana/Pani danych mogą być, podmioty wykonujące usługi związane z przetwarzaniem danych osobowych na podstawie umowy, a także inne podmioty, którym Administrator jest zobowiązany lub upoważniony udostępnić na podstawie przepisów prawa.
- Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane do czasu zakończenia procesu rekrutacji na stanowisko pracy, na którego potrzeby przekazano dane osobowe lub do czasu cofnięcia zgody. W przypadku zgody na przetwarzanie danych osobowych w celu uczestnictwa w przyszłych rekrutacjach, dane osobowe będą przechowywane nie dłużej niż 12 m-cy lub do czasu cofnięcia zgody.
- Przysługuje Pani/Panu prawo do:
a) cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych,
b) dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
c) sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych,
d) ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
e) usunięcia danych osobowych,
f) wniesienia sprzeciwu,
g) przenoszenia danych osobowych,
h) wniesienia skargi do Prezes UODO (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00 – 193 Warszawa). - Zgoda na przetwarzanie danych osobowych może zostać cofnięta w dowolnym momencie w sytuacji gdy stanowi ona podstawę przetwarzania danych, co nie wpływa jednak na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
- Podanie przez Panią/Pana danych osobowych w zakresie wynikającym z art. 2211 Kodeksu pracy jest niezbędne, aby uczestniczyć w postępowaniu rekrutacyjnym. Podanie przez Panią/Pana innych danych jest dobrowolne.
- Pani/Pana dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany w tym również w formie profilowania tzn. żadne decyzje wywołujące wobec osoby skutki prawne lub w podobny sposób na nią istotnie wpływające nie będą oparte wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu danych osobowych i nie wiążą się z taką automatycznie podejmowaną decyzją.
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119/1 z 04.05.2016 r.), dalej jako „RODO”, informujemy, że:
- Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Zakład Obsługi Archiwalnej ARPAD Spółka z o.o. z siedzibą w Krzykawie, gmina Bolesław, powiat olkuski (32-329 Bolesław, Krzykawa 7).
- We wszystkich kwestiach dotyczących danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pisemnie, za pomocą poczty tradycyjnej na adres siedziby Spółki lub w formie elektronicznej na adres e-mail: e-mail: arpad@arpad.pl
- Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie:
a) art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, w którym to przetwarzanie jest dokonywane na podstawie udzielonej zgody, w celach: przekazywania informacji w sprawach związanych z zatrudnieniem, do przesyłania w formie elektronicznej informacji dot. wynagrodzenia oraz innych danych z obszaru spraw kadrowo – płacowych.
b) art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, w którym to przetwarzanie jest niezbędne do zawarcia umowy lub do podjęcia działań zmierzających do zawarcia umowy, w celu:
– zawarcia, wykonania i zakończenia umowy o pracę,
– rozliczenia wynagrodzenia za pracę oraz świadczeń przysługujących pracownikowi w związku z zatrudnieniem,
– ustalenia lub dochodzenia roszczeń wynikających z zatrudnienia.
c) art. 6 ust. 1 lit. c) w zw. z art. 9 ust 2 lit. b) RODO w którym to przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku ciążącego na Administratorze oraz wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez Administratora w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej, w celu:
– prowadzenie rozliczeń pracowników, naliczanie potrąceń, składek ZUS, podatku dochodowego od osób fizycznych,
– zapewnienia bezpieczeństwa pracowników,
– prowadzenie akt osobowych pracownika oraz innych dokumentów, ewidencji, kartotek, rejestrów gromadzonych przez pracodawcę, w celu realizacji obowiązków pracodawcy, w tym prowadzenia postępowań powypadkowych. - Odbiorcami Pani/Pana danych mogą być, podmioty wykonujące usługi związane z przetwarzaniem danych osobowych na podstawie umowy, a także inne podmioty i organy, którym Spółka jest zobowiązana lub upoważniona udostępnić na podstawie przepisów prawa lub w wykonaniu umowy.
- Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez ustalony we właściwych przepisach prawa okres przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz okres wskazany przez inne przepisy szczególne, m.in. ustawy o rachunkowości, prawa podatkowego, prawa ubezpieczeń społecznych. Dane przekazane na podstawie udzielonej zgody będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody lub ustania celu ich przetwarzania.
- Przysługuje Pani/Panu prawo do:
a) dostępu do swoich danych osobowych oraz do otrzymywania ich kopii,
b) sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych,
c) usunięcia swoich danych osobowych,
d) ograniczenia przetwarzania danych osobowych lub usunięcia danych osobowych, chyba że zachodzi inna podstawa dalszego przechowywania danych,
e) wniesienia skargi do Prezesa UODO ( na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa ),
f) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, gdy przetwarzanie dokonywane jest na podstawie art. art. 6 ust. 1 lit. f) RODO,
g) przenoszenia danych osobowych,
h) prawo do wycofania zgody.
- Podanie danych osobowych w zakresie wynikającym z przepisów prawa jest dobrowolne, a skutkiem ich niepodania będzie brak możliwości realizacji stosunku pracy. Podanie danych osobowych uzależnionych od zgody pracownika jest dobrowolne, jednakże brak ich podania skutkować będzie niemożliwością korzystania z rozwiązań wymagających uzyskania przez pracodawcę zgody od pracownika.
- Pani/Pana dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany w tym również w formie profilowania tzn. żadne decyzje wywołujące wobec osoby skutki prawne lub w podobny sposób na nią istotnie wpływające nie będą oparte wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu danych osobowych i nie wiążą się z taką automatycznie podejmowaną decyzją.
KLAUZULA INFORMACYJNA
dotycząca PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH
w ramach działalności w zakresie przechowywania i udostępniania dokumentacji osobowej i płacowej
Zakład Obsługi Archiwalnej „ARPAD” Spółka z o.o. z siedzibą w Krzykawie gmina Bolesław prowadzi działalność w zakresie usług archiwistycznych, w tym również w zakresie przechowywania dokumentacji zlikwidowanych podmiotów gospodarczych.
W dniu 21 grudnia 2005 r. Spółka uzyskała wpis do „Rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych” prowadzonego przez Wojewodę Małopolskiego (pod numerem 10/05) jako przedsiębiorca prowadzący działalność w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania.
Zakład Obsługi Archiwalnej „ARPAD” Spółka z o.o. prowadzi działalność w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej zgodnie Ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Rozdział 4a. Działalność gospodarcza w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania (Obwieszczenie Marszałka Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 13 grudnia 2019 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Dz. U. z 2020 r. poz. 164.)
W trakcie działalności Spółki przetwarzane są dane osobowe w zakresie przechowywania dokumentacji pracowniczej (w tym osobowej i płacowej), wyszukiwania danych, sporządzania kopii, odpisów, wypisów dokumentów, udostępniania i przekazywania danych. Przetwarzanie danych odbywa się wyłącznie na podstawie pisemnego wniosku osoby, której dokumentacja dotyczy, osoby posiadającej prawnie uzasadniony interes w pozyskaniu danych (np. w przypadku konieczności uzyskania renty rodzinnej w związku ze śmiercią osoby, której dotyczą dane), a także na pisemne żądanie upoważnionych organów państwowych.
Od 25 maja 2018 roku obowiązuje Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (określane jako "RODO", "ORODO", "GDPR" lub "Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych"; Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016).
W związku z powyższym podajemy poniżej podstawowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych w związku z wykonywaną działalnością w zakresie przechowywania zbiorów dokumentacji pracowniczej osobowej i płacowej.
- Administratorem danych osobowych jest Zakład Obsługi Archiwalnej „ARPAD” Sp. z o.o. z siedzibą: Krzykawa 7, 32-329 Bolesław. Kontakt z Administratorem: arpad@arpad.pl
- Dokumentacja będąca źródłem danych osobowych jest przechowywana w budynku archiwum depozytowego
- Dane osobowe będą przetwarzane w celu rozpoznania wniosku o udostępnienie lub przekazanie źródłowej dokumentacji pracowniczej (osobowej i płacowej) dotyczącej osoby ubiegającej się o uzyskanie informacji znajdujących się aktach wchodzących w skład zespołu aktowego wytworzonego przez zlikwidowany podmiot gospodarczy będący byłym pracodawcą osoby składającej wniosek, stanowiącego wyodrębnioną część zasobu dokumentacji przechowywanego w archiwum depozytowym prowadzonym przez Administratora. Dane są również przetwarzane na pisemne żądanie organów wymiaru sprawiedliwości, organów ścigania, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz innych organów emerytalno-rentowych.
- Przetwarzane dane osobowe obejmują:
a) Dane wynikające ze złożonego wniosku: okres zatrudnienia, charakter pracy, wykonywany zawód, stanowiska zajmowane w okresie zatrudnienia, okresy przebywania na urlopie bezpłatnym, wysokość wynagrodzenia otrzymanego w całym okresie zatrudnienia lub w okresie wskazanym w treści wniosku oraz inne dane dotyczące zakończonego stosunku pracy.
b) Dane niezbędne do prawidłowego i terminowego załatwienia wniosku: imię, drugie imię, nazwisko, nazwisko rodowe, imię ojca, data i miejsce urodzenia, numer PESEL, aktualny adres zamieszkania (lub adres do korespondencji), dane kontaktowe: numer telefonu, adres e-mail. - Dane osobowe, o których mowa w punkcie 3 b mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym je na nasze zlecenie, np. podmiotom świadczącym usługi pocztowe, przewoźnikom, firmom kurierskim.
- Osobom ubiegającym się o uzyskanie informacji, o których mowa w punkcie 2, przysługują prawa:
- do uzyskania wyczerpujących informacji dotyczących:
- występowania przedmiotowych danych w zbiorach Administratora oraz adresie jego siedziby,
- celu, zakresu i sposobu przetwarzania danych zawartych w takim zbiorze,
- stanu od kiedy dane znajdują się w zbiorze i w związku z tym mogą podlegać przetwarzaniu,
- ewentualnym źródle pozyskania danych,
- sposobu udostępnienia lub przekazania danych,
- innych odbiorców, którym dane te są udostępniane. - prawo dostępu do danych, w tym uzyskania kopii, odpisów, wypisów dokumentów osobowych i płacowych,
- prawo do wglądu w dokumentację dotyczącą danej osoby w siedzibie Administratora,
- prawo żądania sprostowania danych,
- prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych,
- prawo do ograniczenia przetwarzania danych,
- prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych w zakresie w jakim są przetwarzane na tej podstawie; wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem,
- prawo do przenoszenia danych osobowych, tj. do otrzymania od administratora danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego,
- wniesienia skargi do Prezesa UODO (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00 – 193 Warszawa).
- Dane osobowe będą przetwarzane:
a) w sytuacji, gdy osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodęna przetwarzanie tych danych osobowych w jednym lub kilku konkretnych celach, ze szczególnym uwzględnieniem uzyskania informacji dotyczących stosunku pracy oraz wysokości wynagrodzenia,
b) do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej (ze szczególnym uwzględnieniem osób spokrewnionych – małżonkowie, dzieci), a osoba, której dane dotyczą, jest fizycznie lub prawnie niezdolna do wyrażenia zgody (np. z powodu śmierci lub choroby skutkującej brakiem zdolności prawnej do wyrażenia zgody),
c) do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane nie dotyczą, lecz która, ze względu na obowiązujące przepisy emerytalno-rentowe, ubiega się o przekazanie danych dotyczących wynagrodzenia innych osób, zatrudnionych na tym samym stanowisku, w okresie, gdy osoba ubiegająca się o przekazanie tych danych, była oddelegowana do pracy za granicą przez własnego pracodawcę lub przebywała na urlopie bezpłatnym w macierzystym zakładzie pracy związku z oddelegowaniem do pracy za granicą przez innego pracodawcę. - Wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych następuje z chwilą złożenia przez osobę, której dane dotyczą, pisemnego wniosku w sprawie udostępnienia lub przekazania dotyczącej jej dokumentacji.
- Zgoda osoby, której dotyczą dane, nie jest wymagana w przypadku zaistnienia konieczności przetwarzania jej danych w związku z pisemnym żądaniem organów wymiaru sprawiedliwości, organów ścigania, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz innych organów emerytalno-rentowych.
- W przypadku, o którym mowa w punkcie 6 b, inna osoba fizyczna, składająca wniosek o udostępnienie/przekazanie danych, zobowiązana jest załączyć do niego dokument potwierdzający okoliczności wskazujące na brak możliwości uzyskania zgody osoby, której dotyczą przetwarzane dane osobowe (np. akt zgonu), a także dokument potwierdzający interes prawny skutkujący koniecznością uzyskania żądanej informacji (np. dotyczący starań o uzyskanie renty rodzinnej, odszkodowania itp.).
- W przypadku, o którym mowa w punkcie 6 c, inna osoba fizyczna zobowiązana jest przedstawić oświadczenie osoby, której dotyczą dane wymagające przetwarzania, zawierające jej zgodę na przetwarzanie danych w zakresie podanym we wniosku złożonym przez inną osobę fizyczną.
- Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże niezbędne do zrealizowania wniosku o udostępnienie lub przekazanie dokumentacji , bądź podjęcia innych działań niezbędnych do realizacji danego wniosku.
- Dane osobowe pozyskane od osób zwracających się o udostępnienie lub przekazanie dokumentacji pracowniczej, w trakcie załatwiania ich wniosków, będą przechowywane przez okres 5 lat liczonych od 1 stycznia roku następnego po roku zakończenia załatwiania danej sprawy.
- Dane osobowe pozyskane w trakcie załatwiania wniosków o udostepnienie lub przekazanie dokumentacji pracowniczej nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania, tzn. żadne decyzje wywołujące wobec osoby skutki prawne lub w podobny sposób na nią istotnie wpływające nie będą oparte wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu danych osobowych i nie wiążą się z taką automatycznie podejmowaną decyzją.
napisz do nas
ADRES
Krzykawa 7,
32-329 Bolesław,
małopolskie, Polska
TELEFON
+48 32 6424780
+48 501 439 752