ARPAD

Przed archiwizacją

Po archiwizacji

Przed archiwizacją

Po archiwizacji

Przed archiwizacją

Po archiwizacji

napisz do nas

pobierz i złóż wniosek

ADRES

Krzykawa 7,
32-329 Bolesław,
małopolskie, Polska

TELEFON

+48 32 6424780
+48 501 439 752

EMAIL

arpad@arpad.pl

W Zakładzie Obsługi Archiwalnej ARPAD Sp. z o.o. kwestie przestrzegania przepisów RODO, z racji charakteru wykonywanych usług, są objęte szczególnym priorytetem. Część świadczonych przez firmy usług polega na ewidencjonowaniu akt osobowych, dokumentacji płacowej czy innej dokumentacji zawierającymi dane osobowe. Jest ta praca objęta szczególną uwagą, jak i zasadami podczas jej wykonywania.

Pełni obowiązki powołany … Inspektor Ochrony Danych. W firmie obowiązuje zatwierdzona od … Polityka Ochrony Danych Osobowych (podlinkować pdf. z plikiem). Pracownicy firmy zostali zaznajomieni z jej treścią i przeszkoleni w jej stosowaniu. Kontakt z administratorem jest możliwy za pośrednictwem: adresu e-mail, pisemnie na adres siedziby administratora lub telefonicznie. (dane do kontaktów w odpowiedniej zakładce na stronie).

W związku z prowadzoną działalnością Administrator pracuje z danymi osobowymi zgodnie z właściwymi przepisami, w tym w szczególności z RODO (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE), i przewidzianymi w nich zasadami przetwarzania danych.

Administrator zapewnia przejrzystość opracowywanych danych, o celu i podstawie prawnej pracy nad nimi. Administrator dba o to, by dane były opracowywane tylko w zakresie wskazanym w umowie, i tylko podczas okresu, jej trwania. Pracując z danymi, Administrator zapewnia ich bezpieczeństwo i poufność, poprzez stosowanie Polityki Ochrony Danych Osobowych. W celu zabezpieczenia tych danych stosowane jest min. przechowywanie ich na szyfrowanych nośnikach danych. Gdyby pomimo stosowanych środków bezpieczeństwa doszło do naruszenia ochrony danych osobowych (np. „wycieku” danych lub ich utraty), Administrator poinformuje o takim zdarzeniu zleceniodawcę, którego dane dotyczą, w sposób zgodny z przepisami.

Administrator zastrzega sobie prawo ujawnienia wybranych informacji dotyczących osoby, której dane dotyczą, właściwym organom bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji, opierając się na odpowiedniej podstawie prawnej oraz zgodnie z przepisami obowiązującego prawa. Np. przy pisemnym wniosku o udostępnienie kopi dokumentacji potwierdzającej zatrudnienie pracownika, którego dokumenty osobowo-płacowe są przechowywane na mocy umów o przechowalnictwo. Okres przetwarzania danych osobowych przez Administratora zależy od rodzaju umowy.

Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, dane przetwarzane są do jej wycofania. Gdy podstawę przetwarzania stanowi niezbędność do zawarcia i wykonania umowy, dane są przetwarzane do momentu jej rozwiązania. Okres przetwarzania danych może być przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia lub dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, a po tym okresie – jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa. Po upływie okresu przetwarzania dane są nieodwracalnie usuwane.
RODO
W Zakładzie Obsługi Archiwalnej ARPAD Sp. z o.o. kwestie przestrzegania przepisów RODO, z racji charakteru wykonywanych usług, są objęte szczególnym priorytetem. Część świadczonych przez firmy usług polega na ewidencjonowaniu akt osobowych, dokumentacji płacowej czy innej dokumentacji zawierającymi dane osobowe. Jest ta praca objęta szczególną uwagą, jak i zasadami podczas jej wykonywania.

Pełni obowiązki powołany … Inspektor Ochrony Danych. W firmie obowiązuje zatwierdzona od … Polityka Ochrony Danych Osobowych (podlinkować pdf. z plikiem). Pracownicy firmy zostali zaznajomieni z jej treścią i przeszkoleni w jej stosowaniu. Kontakt z administratorem jest możliwy za pośrednictwem: adresu e-mail, pisemnie na adres siedziby administratora lub telefonicznie. (dane do kontaktów w odpowiedniej zakładce na stronie).

W związku z prowadzoną działalnością Administrator pracuje z danymi osobowymi zgodnie z właściwymi przepisami, w tym w szczególności z RODO (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE), i przewidzianymi w nich zasadami przetwarzania danych.

Administrator zapewnia przejrzystość opracowywanych danych, o celu i podstawie prawnej pracy nad nimi. Administrator dba o to, by dane były opracowywane tylko w zakresie wskazanym w umowie, i tylko podczas okresu, jej trwania. Pracując z danymi, Administrator zapewnia ich bezpieczeństwo i poufność, poprzez stosowanie Polityki Ochrony Danych Osobowych. W celu zabezpieczenia tych danych stosowane jest min. przechowywanie ich na szyfrowanych nośnikach danych. Gdyby pomimo stosowanych środków bezpieczeństwa doszło do naruszenia ochrony danych osobowych (np. „wycieku” danych lub ich utraty), Administrator poinformuje o takim zdarzeniu zleceniodawcę, którego dane dotyczą, w sposób zgodny z przepisami.

Administrator zastrzega sobie prawo ujawnienia wybranych informacji dotyczących osoby, której dane dotyczą, właściwym organom bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji, opierając się na odpowiedniej podstawie prawnej oraz zgodnie z przepisami obowiązującego prawa. Np. przy pisemnym wniosku o udostępnienie kopi dokumentacji potwierdzającej zatrudnienie pracownika, którego dokumenty osobowo-płacowe są przechowywane na mocy umów o przechowalnictwo. Okres przetwarzania danych osobowych przez Administratora zależy od rodzaju umowy.

Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, dane przetwarzane są do jej wycofania. Gdy podstawę przetwarzania stanowi niezbędność do zawarcia i wykonania umowy, dane są przetwarzane do momentu jej rozwiązania. Okres przetwarzania danych może być przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia lub dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, a po tym okresie – jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa. Po upływie okresu przetwarzania dane są nieodwracalnie usuwane.
RODO

Przedsiębiorstwo Produkcyjno-Handlowe "ORION" Spółka z o. o. w upadłości w Tarnowskich Górach
                                                                                                                                                                                                               

Przedsiębiorstwo Wielobranżowe "IZONOVA" Spółka z o. o. w upadłości w Katowicach
                                                                                                                                                                                                               

Firma "FALA" Sp. z o. o. Delikatesowe Przetwory z Ryb w upadłości w Chrzanowie
                                                                                                                                                                                                               

Przedsiębiorstwo Robót Kolejowych Nr 5 w upadłości w Katowicach
                                                                                                                                                                                                               

UNIVEX S.A. w upadłości w Krakowie (również akta UNIVEX Sp. z o. o. i UNIVEX Co)
                                                                                                                                                                                                               

SETUZA Poland Sp. z o. o. w likwidacji w Rudzie Śląskiej
                                                                                                                                                                                                               

Regionalne Towarzystwo Leasingowe Spółka z o. o. w upadłości w Krakowie
                                                                                                                                                                                                               

Krakowska Spółka Spedycyjna KRAK-SPED Spółka z o. o. w upadłości w Krakowie
                                                                                                                                                                                                               

Przedsiębiorstwo Produkcyjno-Usługowo-Handlowe "NOWER" Spółka z o. o. w upadłości w Rybniku
                                                                                                                                                                                                               

Przedsiębiorstwo Budownictwa Wodnego Melioracji i Rekultywacji "EKOWODBUD" Spółka z o  o. w likwidacji w Będzinie
                                                                                                                                                                                                               

Przedsiębiorstwo Produkcyjne "ARMCO" Sp. z o. o. w upadłości w Siemianowicach Śląskich
                                                                                                                                                                                                               

Zakład Robót Górniczych "BUDEXPOL" Sp. z o. o. w likwidacji w Częstochowie
                                                                                                                                                                                                               

Przedsiębiorstwo Produkcyjno-Usługowo-Handlowe "HUTNIK" Sp. z o. o. w upadłości w Krakowie
                                                                                                                                                                                                               

Energetyczno-Górnicze Przedsiębiorstwo Finansowe S. A. w upadłości w Chorzowie
                                                                                                                                                                                                               

Przesiębiorstwo Wielobranżowe "MEBEL-CYROŃ" s. j. w upadłości w Rudzie Śląskiej
                                                                                                                                                                                                               

Przedsiębiorstwo Naukowo-Techniczne "ELEKTRO-STER" w upadłości w Raciborzu
                                                                                                                                                                                                               

Handlowa Spółdzielnia Spożywców "INOWA" w likwidacji w Krakowie
                                                                                                                                                                                                               

"RYMAR" Chętnik i Król spółka jawna w likwidacji w Krakowie
                                                                                                                                                                                                               

CALSONIC KANSEI Poland  Sp. z o. o. w Ostrowie Wielkopolskim
                                                                                                                                                                                                               

HFHN MACHINES Sp. z o. o. w upadłości w Wyrach
                                                                                                                                                                                                               

NOVUM sp. z o. o. w upadłości w Zabrzu
                                                                                                                                                                                                               

Zakład Usługowo-Handlowy "TRAMSMECH" Sp. z o. o. w likwidacji w Chrzanowie
                                                                                                                                                                                                               

Obuwnicza Spółdzielnia Pracy "Zgoda" w likwidacji w Będzinie
                                                                                                                                                                                                               

"Sol-Bol" Sp. z o. o. w likwidacji w Bukownie
                                                                                                                                                                                                               

Zjednoczenie Budowy Pieców Przemysłowych w Gliwicach
                                                                                                                                                                                                               

"SPOŁEM" Powszechna Spółdzielnia Spożywców w likwidacji w  Wolbromiu
                                                                                                                                                                                                               

P.T.H.U "TRANSBUD-OLKUSZ" Sp. z o. o. w likwidacji w Olkuszu
                                                                                                                                                                                                               

REMCO Sp. z o. o. w likwidacji w Trzebini
                                                                                                                                                                                                               

PT-U-H "AGRA-TRANS" sp. z o. o. w upadłości likwidacyjnej w Gliwicach
                                                                                                                                                                                                               

SCAFTECH Sp. z o. o. w likwidacji w Siemianowicach Śąskich
                                                                                                                                                                                                               

JOPEX Zakład Produkcyjny Franciszek Jopek  w Zabrzu
                                                                                                                                                                                                               

JOPEX Sp. z o. o. w upadłości w Zabrzu
                                                                                                                                                                                                               

APOLLO Sp. z o. o. w upadłości likwidacyjnej w Krakowie
                                                                                                                                                                                                               

Przedsiębiorstwo Budowlane BUDOM Sp. z o. o w upadłości w Krakowie
                                                                                                                                                                                                               

"Ecosystem BP" Sp. z o. o. w Katowicach ul. Brzozowa 50
                                                                                                                                                                                                               

"GiGa" Sp. z o. o. w upadłości likwidacyjnej w Płazie ul. Sobieskiego 43
                                                                                                                                                                                                               

GAMBUD S. A. w upadłości likwidacyjnej w Krakowie  ul. Kamienna 10
                                                                                                                                                                                                               

BESKID Sp. z o. o.  Grupa Producentów Owoców i Warzyw w upadłości likwidacyjnej w Zegartowicach
                                                                                                                                                                                                               

Fabryka Ceramiki Budowlanej   Wacław Jopek w Bytomiu ul. Łokietka 10
                                                                                                                                                                                                               

Mixtum-Bud Sp. z o. o. w upadłości ; Kraków ul. Bronowicka 38/5
                                                                                                                                                                                                               

MOSTY CHRZANÓW Sp. z o. o.  W upadłości likwidacyjnej w Chrzanowie
                                                                                                                                                                                                               

SERWIS TECHNICZNY Sp. z o. o. w likwidacji w Wolbromiu
                                                                                                                                                                                                               

EUROVIA SERWIS/ TARMAC POLSKA Sp. z o. o. w likwidacji, Bielany Wrocławskie, ul. Szwedzka 5, 55-040 Kobierzyce
                                                                                                                                                                                                               

EUROVIA Sp. z o. o w Mysłowicach/ TEPOL Sp. z o. o w Warszawie/ EUROVIA SP. z o. o. w likwidacji w Bielanach Wrocławskich
                                                                                                                                                                                                               

GASTROMAR Sp. z o. o.  w upadłości likwidacyjnej w Limanowej
                                                                                                                                                                                                               

OGNISKO Towarzystwa Krzewienia Kultury Fizycznej "ZAMEK"  w likwidacji w Rabsztynie
                                                                                                                                                                                                               

Janusz Kasieczko w wpadłości likwidacyjnej w Zakopanem
                                                                                                                                                                                                               

BrilliantModule Sp. z o. o. w upadłości w Skawinie

Wykaz zlikwidowanych firm, których dokumentacja osobowa i płacowa jest przechowywana w naszym archiwum depozytowym
Przechowalnictwo

Przedsiębiorstwo Produkcyjno-Handlowe "ORION" Spółka z o. o. w upadłości w Tarnowskich Górach
                                                                    

Przedsiębiorstwo Wielobranżowe "IZONOVA" Spółka z o. o. w upadłości w Katowicach
                                                                   

Firma "FALA" Sp. z o. o. Delikatesowe Przetwory z Ryb w upadłości w Chrzanowie
                                                                   

Przedsiębiorstwo Robót Kolejowych Nr 5 w upadłości w Katowicach
                                                                    

UNIVEX S.A. w upadłości w Krakowie (również akta UNIVEX Sp. z o. o. i UNIVEX Co)
                                                                    

SETUZA Poland Sp. z o. o. w likwidacji w Rudzie Śląskiej
                                                                    

Regionalne Towarzystwo Leasingowe Spółka z o. o. w upadłości w Krakowie
                                                                    

Krakowska Spółka Spedycyjna KRAK-SPED Spółka z o. o. w upadłości w Krakowie
                                                                    

Przedsiębiorstwo Produkcyjno-Usługowo-Handlowe "NOWER" Spółka z o. o. w upadłości w Rybniku
                                                                    

Przedsiębiorstwo Budownictwa Wodnego Melioracji i Rekultywacji "EKOWODBUD" Spółka z o  o. w likwidacji w Będzinie
                                                                    

Przedsiębiorstwo Produkcyjne "ARMCO" Sp. z o. o. w upadłości w Siemianowicach Śląskich
                                                                    

Zakład Robót Górniczych "BUDEXPOL" Sp. z o. o. w likwidacji w Częstochowie
                                                                    

Przedsiębiorstwo Produkcyjno-Usługowo-Handlowe "HUTNIK" Sp. z o. o. w upadłości w Krakowie
                                                                    

Energetyczno-Górnicze Przedsiębiorstwo Finansowe S. A. w upadłości w Chorzowie
                                                                    

Przesiębiorstwo Wielobranżowe "MEBEL-CYROŃ" s. j. w upadłości w Rudzie Śląskiej
                                                                    

Przedsiębiorstwo Naukowo-Techniczne "ELEKTRO-STER" w upadłości w Raciborzu
                                                                    

Handlowa Spółdzielnia Spożywców "INOWA" w likwidacji w Krakowie
                                                                    

"RYMAR" Chętnik i Król spółka jawna w likwidacji w Krakowie
                                                                    

CALSONIC KANSEI Poland  Sp. z o. o. w Ostrowie Wielkopolskim
                                                                    

HFHN MACHINES Sp. z o. o. w upadłości w Wyrach
                                                                    

NOVUM sp. z o. o. w upadłości w Zabrzu
                                                                    

Zakład Usługowo-Handlowy "TRAMSMECH" Sp. z o. o. w likwidacji w Chrzanowie
                                                                    

Obuwnicza Spółdzielnia Pracy "Zgoda" w likwidacji w Będzinie
                                                                    

"Sol-Bol" Sp. z o. o. w likwidacji w Bukownie
                                                                    

Zjednoczenie Budowy Pieców Przemysłowych w Gliwicach
                                                                    

"SPOŁEM" Powszechna Spółdzielnia Spożywców w likwidacji w  Wolbromiu
                                                                    

P.T.H.U "TRANSBUD-OLKUSZ" Sp. z o. o. w likwidacji w Olkuszu
                                                                    

REMCO Sp. z o. o. w likwidacji w Trzebini
                                                                    

PT-U-H "AGRA-TRANS" sp. z o. o. w upadłości likwidacyjnej w Gliwicach
                                                                    

SCAFTECH Sp. z o. o. w likwidacji w Siemianowicach Śąskich
                                                                    

JOPEX Zakład Produkcyjny Franciszek Jopek  w Zabrzu
                                                                    

JOPEX Sp. z o. o. w upadłości w Zabrzu
                                                                    

APOLLO Sp. z o. o. w upadłości likwidacyjnej w Krakowie
                                                                    

Przedsiębiorstwo Budowlane BUDOM Sp. z o. o w upadłości w Krakowie
                                                                    

"Ecosystem BP" Sp. z o. o. w Katowicach ul. Brzozowa 50
                                                                    

"GiGa" Sp. z o. o. w upadłości likwidacyjnej w Płazie ul. Sobieskiego 43
                                                                    

GAMBUD S. A. w upadłości likwidacyjnej w Krakowie  ul. Kamienna 10
                                                                    

BESKID Sp. z o. o.  Grupa Producentów Owoców i Warzyw w upadłości likwidacyjnej w Zegartowicach
                                                                    

Fabryka Ceramiki Budowlanej   Wacław Jopek w Bytomiu ul. Łokietka 10
                                                                    

Mixtum-Bud Sp. z o. o. w upadłości ; Kraków ul. Bronowicka 38/5
                                                                    

MOSTY CHRZANÓW Sp. z o. o.  W upadłości likwidacyjnej w Chrzanowie
                                                                    

SERWIS TECHNICZNY Sp. z o. o. w likwidacji w Wolbromiu
                                                                    

EUROVIA SERWIS/ TARMAC POLSKA Sp. z o. o. w likwidacji, Bielany Wrocławskie, ul. Szwedzka 5, 55-040 Kobierzyce
                                                                    

EUROVIA Sp. z o. o w Mysłowicach/ TEPOL Sp. z o. o w Warszawie/ EUROVIA SP. z o. o. w likwidacji w Bielanach Wrocławskich
                                                                    

GASTROMAR Sp. z o. o.  w upadłości likwidacyjnej w Limanowej
                                                                    

OGNISKO Towarzystwa Krzewienia Kultury Fizycznej "ZAMEK"  w likwidacji w Rabsztynie
                                                                    

Janusz Kasieczko w wpadłości likwidacyjnej w Zakopanem
                                                                    

BrilliantModule Sp. z o. o. w upadłości w Skawinie

 Wykaz firm, których dokumentację przechowujemy:
 Wykaz firm, których dokumentację przechowujemy:
W przypadku konieczności wykonania usług archiwistycznych  od podstaw – wstępną wycenę wartości zleconej usługi dokonuje się przed rozpoczęciem prac archiwistycznych na podstawie komisyjnego obmiaru akt wykonywanego przez przedstawicieli obu Stron (tj. Zamawiającego  i Wykonawcy).

Po wykonaniu usługi (częściowo lub w całości) obie Strony komisyjnie sporządzają i podpisują Protokoły:
-    Przejściowe Zaawansowania Prac Archiwistycznych,
-    Zdawczo-Odbiorczy Końcowy,
 na podstawie których Wykonawca wystawia Zamawiającemu faktury:
-    częściowe,
-    końcową z tytułu wykonanej usługi.

W przypadku wykonywania częściowych prac archiwistycznych w funkcjonujących archiwach zakładowych/składnicach akt – podstawę do rozliczenia finansowego stanowi końcowy protokół zdawczo-odbiorczy zawierający wyszczególnienie rodzajów i ilości   akt objętych opracowaniem archiwalnym (podane w metrach bieżących lub jednostkach aktowych – teczkach, kopertach itp.). Metr bieżący jest   jednostką miary dokumentacji aktowej i technicznej. Jest to ilość akt ułożonych ściśle przy sobie, lub leżących jedne na drugich mierzona grzbietami, która powinna mieścić się na 1 metrze półki.
Istnieje także możliwość przyjęcia ryczałtowej formy rozliczenia w postaci kwoty ustalonej z góry na podstawie Protokołu Wstępnej Wyceny Prac Archiwalnych.

Należność za usługę może być zwiększona o kwotę wynikającą z tytułu prac dodatkowych wykonywanych na podstawie protokołów konieczności.
Podstawą obmiaru jest jednostka miary:
•    1 mb (metr bieżący)
•    1 m3 (metr sześcienny) , który w przeliczeniu na metry bieżące zawiera  od 10 do 12 mb akt  (Polski Słownik Archiwalny, Warszawa 1974)
•    1  j. a. (jednostka aktowa, np. teczka osobowa, teczka osobowo-płacowa, teczka akt członka spółdzielni, mapa, plan, rysunek techniczny itp.)

Koszt usługi oblicza się na podstawie cen jednostkowych, ustalanych  po dogłębnym zapoznaniu się z przedmiotem zadania oraz po wykonaniu obmiaru zbioru dokumentacji przeznaczonej do opracowania archiwalnego. Ceny jednostkowe ustala się najczęściej stosując przedstawiony poniżej podział dokumentacji:

1.    Za opracowanie archiwalne dokumentacji aktowej:

•    Akta kategorii „B10 – B5 – B3 - B2 ”:
     ○ dokumentacja finansowo-księgowa oraz inne akta dokumentujące obrót  gospodarczy – pozaksięgowe dowody źródłowe, dokumentacja magazynowo-towarowa, dokumentacja dotycząca przygotowania  i realizacji produkcji  oraz kontroli jakości,  korespondencja  administracyjna i handlowa:
–    opracowanie archiwalne akt niezarchiwizowanych (przekazywanych do archiwum zakładowego/składnicy akt przez komórki organizacyjne): ………………..zł  za 1 mb (cena obejmuje całość prac w zakresie archiwizacji,  tj. porządkowanie i ewidencjonowanie oraz  brakowanie akt przekazywanych do archiwum przez komórki organizacyjne; w przypadku ilości akt wybrakowanych stanowiącej powyżej 50% całości zbioru akt przewiduje się stosowanie zniżek)
–    weryfikacja i brakowanie akt zarchiwizowanych (w przypadku stwierdzenia prawidłowej ewidencji akt): ………………………………… zł za 1 mb
–    weryfikacja i brakowanie akt zarchiwizowanych wraz z wywozem i zniszczeniem dokumentacji wybrakowanej: ………………… zł za 1 mb

     ○ dokumentacja dotycząca działalności podstawowej urzędów obsługujących organy administracji państwowej i samorządu terytorialnego,  państwowych jednostek organizacyjnych, jednostek organizacyjnych samorządu terytorialnego (np. korespondencja oraz akta spraw   tworzone przez komórki merytoryczne ww. organizacji), dokumentacja dot. organizacji i zarządzania wytwarzana przez podmioty gospodarcze (korespondencja merytoryczna, akta spraw sądowych, opinie prawne, materiały na posiedzenia organów spółek prawa handlowego, dokumentacja aktowa dotycząca przetargów, zbiory umów itp.)
–    opracowanie archiwalne akt niezarchiwizowanych: ……………. zł za 1 mb (cena obejmuje całość prac w zakresie archiwizacji,  tj. porządkowanie i ewidencjonowanie oraz  brakowanie akt przekazywanych do archiwum przez komórki organizacyjne)
–    weryfikacja i brakowanie akt zarchiwizowanych: ……………………….. zł za        1 mb
–    weryfikacja i brakowanie akt zarchiwizowanych wraz z wywozem i zniszczeniem dokumentacji wybrakowanej:   zł za  1 mb
•    Dokumentacja pracownicza kategorii „B50– B10 – B5 – B2”:
    ○ kategorii „B50-B10-B5” (dokumentacja pracownicza płacowa):
–     listy płac oraz materiały źródłowe do ich naliczania,  dokumentacja ubezpieczeń społecznych – zgłoszeniowa, rozliczeniowa, korespondencja przedmiotowa                            z organami emerytalno-rentowymi : ……………………… zł za 1 mb
–     zbiorcze karty wynagrodzeń, zbiorcze karty zasiłkowe:
a)    ……………… zł za 1 mb (ułożenie alfabetyczne lub alfabetyczno-chronologiczne)
b) ……………………. zł za założenie odrębnej teczki  płacowej zawierającej zbiorcze karty wynagrodzeń, karty zasiłkowe oraz inne dokumenty płacowe dotyczące jednej osoby
    ○ kategorii „BE50 - B50” (dokumentacja pracownicza osobowa) –  ……….. zł za 1 teczkę osobową (w zależności od wyboru metody i formy archiwizacji oraz ilości składników opisu teczki osobowej)
    ○ kategorii „B50-B25-B10-B5” (dokumentacja kadrowo-administracyjna dot. m.in.   szkoleń zawodowych, wypadków przy pracy, ewidencji czasu pracy, dyscypliny pracy, spraw socjalno-bytowych oraz innych spraw pracowniczych)  –– ……………………. zł   za 1 mb
•    akta kategorii „B25” (dokumentacja założycielska, prawna, organizacyjna, normująca  i opisująca merytoryczną działalność jednostki, dokumentacja  organów administracji państwowej i samorządowej oraz organów spółek prawa handlowego – protokoły, uchwały,   planowanie  i sprawozdawczość, akta dotyczące współpracy z jednostkami nadrzędnymi, dokumentacja kontroli zewnętrznych, akta dot. nabywania i zbywania nieruchomości) – w podmiotach gospodarczych  i jednostkach organizacyjnych  nie wytwarzających akt wchodzących w skład państwowego zasobu archiwalnego  -  ……………zł za 1 mb
•    akta kategorii „A” (m.in. dokumentacja założycielska, prawna, organizacyjna, normująca  i opisująca merytoryczną działalność jednostki, dokumentacja  organów administracji państwowej i samorządowej oraz organów spółek prawa handlowego – protokoły, uchwały, materiały na posiedzenia,  planowanie  i sprawozdawczość, akta dotyczące współpracy z jednostkami nadrzędnymi, dokumentacja kontroli zewnętrznych, akta dot. nabywania i zbywania nieruchomości) - akta stanowiące materiały archiwalne wraz                      z przygotowaniem do przekazania do archiwum państwowego) –  ……………. zł za 1 mb
•    akta kategorii wyższej niż "B10” oraz kategorii „BE” w organach gminy i związków międzygminnych, organach powiatu, organach samorządu województwa i organach zespolonej administracji rządowej w województwie,  a także urzędach obsługujących te organy,  w państwowych  jednostkach organizacyjnych oraz jednostkach organizacyjnych samorządu terytorialnego – ………………….zł za 1 mb
•    akta kategorii „BE5 - B5” (dokumentacja dotycząca przygotowania i realizacji inwestycji  i remontów) – ……………………. zł za 1 mb
•    Dokumentacja dotycząca realizacji robót budowlanych (powykonawcza, wykonawczo-rozliczeniowa, techniczna itp. powstająca w podmiotach działających w branży budowlanej) – …………………… zł za 1 mb

2.    Za opracowanie archiwalne dokumentacji technicznej:
•    inwestycyjnej (projekty techniczne budynków i innych obiektów, programy, dokumentacja planistyczna):
    ○ kategorii „A – B25” – ……………… zł za 1 mb
    ○ kategorii „BE5-B5” – ………………. zł   za 1 mb
•    konstrukcyjnej wyrobów, technologicznej, techniczno-ruchowej maszyn                            i urządzeń:
     ○ kategorii „A-B25” -  ……………………. zł za 1 mb
     ○ kategorii „B” –           ………….. zł za 1 mb

 Ceny mają charakter umowny, w przypadku dużych ilości akt lub stałej współpracy stosuje się zniżki i upusty. Ceny jednostkowe zależne są od stanu fizycznego akt,   przyjętego sposobu ich opracowania, a także innych  czynników  wpływających  na stopień pracochłonności (odległość od siedziby naszej firmy, warunki pracy w pomieszczeniach archiwum zakładowego lub składnicy akt oraz inne potencjalne utrudnienia logistyczne).  Ceny uwzględniają koszt materiałów archiwizacyjnych zużywanych w trakcie procesu archiwizacji akt stanowiących dokumentację niearchiwalną (akta kategorii „B”). Ceny nie zawierają kosztu materiałów archiwizacyjnych (teczki, pudła archiwizacyjne, tzw. klipsy archiwizacyjne itp.) zużywanych w trakcie procesu archiwizowania akt stanowiących materiały archiwalne (akta kategorii „A”). 
 
Ostateczną cenę za opracowanie archiwalne 1 mb akt poszczególnych kategorii można określić   po dokonaniu oględzin zasobu aktowego oraz ustaleniu metody archiwizacji akt (m.in. kwestie tzw. „głębi informacyjnej” ewidencji opracowanego zasobu aktowego, rodzaju materiałów archiwizacyjnych – pudła, obwoluty, koperty itp., sposobu niszczenia akt wybrakowanych).

3. Za inne prace dodatkowe, w tym m.in. wykonywane na podstawie  protokołów konieczności, np.:
       
•    przekazywanie akt z archiwum zakładowego do archiwum państwowego lub innego archiwum,
•    wyszukiwanie i kompletowanie dokumentów,
•    weryfikacja kompletności dokumentów w obrębie jednostek aktowych,
•    odtwarzanie jednostek aktowych grupujących akta danego rodzaju i kategorii z dokumentów znajdujących się w stanie rozsypu,
•    sporządzanie pomocy ewidencyjnych dla poszczególnych jednostek aktowych (np. spisów spraw, skorowidzów),
•    nadzór nad zakładową składnicą akt/archiwum zakładowym,
•    sporządzanie oznaczeń informacyjno-archiwalnych,
•    przenoszenie/przewożenie dokumentacji,
•    prowadzenie archiwum zakładowego/zakładowej składnicy akt,
•    instruktaże i szkolenia w zakresie stosowania programów komputerowych przeznaczonych do obsługi archiwum zakładowego/zakładowej składnicy akt,
•    przenoszenie i przewożenie akt poza archiwum zakładowe/zakładową składnicę akt (np. do innego budynku, na inną kondygnację budynku itp.)

-    ……………………….. zł za 1 godzinę roboczą.

1.     Za opracowanie projektów normatywów kancelaryjno – archiwalnych:

•    instrukcji  o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego   
•    instrukcji kancelaryjnej    
•    jednolitego rzeczowego wykazu akt   
•    skróconej instrukcji kancelaryjno - archiwalnej (zawierającej elementy ww. normatywów)
–  ……………………… zł za wykonanie projektu jednego wybranego normatywu lub za komplet.

5. Za opracowanie archiwalne innych rodzajów dokumentacji niż wymienione w punktach 1  i   2 (geodezyjna, kartograficzna, mierniczo – geologiczna, fotograficzna, audiowizualna, elektroniczna), a także za instruktaże, poradnictwo i szkolenia obowiązują ceny umowne, których ustalenie możliwe jest po dokonaniu wstępnej ekspertyzy zbioru dokumentacji  przeznaczonej do opracowania archiwalnego.

Usługi będące przedmiotem oferty podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług (stawka 23%).
wycena usługi
W przypadku konieczności wykonania usług archiwistycznych  od podstaw – wstępną wycenę wartości zleconej usługi dokonuje się przed rozpoczęciem prac archiwistycznych na podstawie komisyjnego obmiaru akt wykonywanego przez przedstawicieli obu Stron (tj. Zamawiającego  i Wykonawcy).

Po wykonaniu usługi (częściowo lub w całości) obie Strony komisyjnie sporządzają i podpisują Protokoły:
-    Przejściowe Zaawansowania Prac Archiwistycznych,
-    Zdawczo-Odbiorczy Końcowy,
 na podstawie których Wykonawca wystawia Zamawiającemu faktury:
-    częściowe,
-    końcową z tytułu wykonanej usługi.

W przypadku wykonywania częściowych prac archiwistycznych w funkcjonujących archiwach zakładowych/składnicach akt – podstawę do rozliczenia finansowego stanowi końcowy protokół zdawczo-odbiorczy zawierający wyszczególnienie rodzajów i ilości   akt objętych opracowaniem archiwalnym (podane w metrach bieżących lub jednostkach aktowych – teczkach, kopertach itp.). Metr bieżący jest   jednostką miary dokumentacji aktowej i technicznej. Jest to ilość akt ułożonych ściśle przy sobie, lub leżących jedne na drugich mierzona grzbietami, która powinna mieścić się na 1 metrze półki.
Istnieje także możliwość przyjęcia ryczałtowej formy rozliczenia w postaci kwoty ustalonej z góry na podstawie Protokołu Wstępnej Wyceny Prac Archiwalnych.

Należność za usługę może być zwiększona o kwotę wynikającą z tytułu prac dodatkowych wykonywanych na podstawie protokołów konieczności.
Podstawą obmiaru jest jednostka miary:
•    1 mb (metr bieżący)
•    1 m3 (metr sześcienny) , który w przeliczeniu na metry bieżące zawiera  od 10 do 12 mb akt  (Polski Słownik Archiwalny, Warszawa 1974)
•    1  j. a. (jednostka aktowa, np. teczka osobowa, teczka osobowo-płacowa, teczka akt członka spółdzielni, mapa, plan, rysunek techniczny itp.)

Koszt usługi oblicza się na podstawie cen jednostkowych, ustalanych  po dogłębnym zapoznaniu się z przedmiotem zadania oraz po wykonaniu obmiaru zbioru dokumentacji przeznaczonej do opracowania archiwalnego. Ceny jednostkowe ustala się najczęściej stosując przedstawiony poniżej podział dokumentacji:

1.    Za opracowanie archiwalne dokumentacji aktowej:

•    Akta kategorii „B10 – B5 – B3 - B2 ”:
     ○ dokumentacja finansowo-księgowa oraz inne akta dokumentujące obrót  gospodarczy – pozaksięgowe dowody źródłowe, dokumentacja magazynowo-towarowa, dokumentacja dotycząca przygotowania  i realizacji produkcji  oraz kontroli jakości,  korespondencja  administracyjna i handlowa:
–    opracowanie archiwalne akt niezarchiwizowanych (przekazywanych do archiwum zakładowego/składnicy akt przez komórki organizacyjne): ………………..zł  za 1 mb (cena obejmuje całość prac w zakresie archiwizacji,  tj. porządkowanie i ewidencjonowanie oraz  brakowanie akt przekazywanych do archiwum przez komórki organizacyjne; w przypadku ilości akt wybrakowanych stanowiącej powyżej 50% całości zbioru akt przewiduje się stosowanie zniżek)
–    weryfikacja i brakowanie akt zarchiwizowanych (w przypadku stwierdzenia prawidłowej ewidencji akt): ………………………………… zł za 1 mb
–    weryfikacja i brakowanie akt zarchiwizowanych wraz z wywozem i zniszczeniem dokumentacji wybrakowanej: ………………… zł za 1 mb

     ○ dokumentacja dotycząca działalności podstawowej urzędów obsługujących organy administracji państwowej i samorządu terytorialnego,  państwowych jednostek organizacyjnych, jednostek organizacyjnych samorządu terytorialnego (np. korespondencja oraz akta spraw   tworzone przez komórki merytoryczne ww. organizacji), dokumentacja dot. organizacji i zarządzania wytwarzana przez podmioty gospodarcze (korespondencja merytoryczna, akta spraw sądowych, opinie prawne, materiały na posiedzenia organów spółek prawa handlowego, dokumentacja aktowa dotycząca przetargów, zbiory umów itp.)
–    opracowanie archiwalne akt niezarchiwizowanych: ……………. zł za 1 mb (cena obejmuje całość prac w zakresie archiwizacji,  tj. porządkowanie i ewidencjonowanie oraz  brakowanie akt przekazywanych do archiwum przez komórki organizacyjne)
–    weryfikacja i brakowanie akt zarchiwizowanych: ……………………….. zł za        1 mb
–    weryfikacja i brakowanie akt zarchiwizowanych wraz z wywozem i zniszczeniem dokumentacji wybrakowanej:   zł za  1 mb
•    Dokumentacja pracownicza kategorii „B50– B10 – B5 – B2”:
    ○ kategorii „B50-B10-B5” (dokumentacja pracownicza płacowa):
–     listy płac oraz materiały źródłowe do ich naliczania,  dokumentacja ubezpieczeń społecznych – zgłoszeniowa, rozliczeniowa, korespondencja przedmiotowa                            z organami emerytalno-rentowymi : ……………………… zł za 1 mb
–     zbiorcze karty wynagrodzeń, zbiorcze karty zasiłkowe:
a)    ……………… zł za 1 mb (ułożenie alfabetyczne lub alfabetyczno-chronologiczne)
b) ……………………. zł za założenie odrębnej teczki  płacowej zawierającej zbiorcze karty wynagrodzeń, karty zasiłkowe oraz inne dokumenty płacowe dotyczące jednej osoby
    ○ kategorii „BE50 - B50” (dokumentacja pracownicza osobowa) –  ……….. zł za 1 teczkę osobową (w zależności od wyboru metody i formy archiwizacji oraz ilości składników opisu teczki osobowej)
    ○ kategorii „B50-B25-B10-B5” (dokumentacja kadrowo-administracyjna dot. m.in.   szkoleń zawodowych, wypadków przy pracy, ewidencji czasu pracy, dyscypliny pracy, spraw socjalno-bytowych oraz innych spraw pracowniczych)  –– ……………………. zł   za 1 mb
•    akta kategorii „B25” (dokumentacja założycielska, prawna, organizacyjna, normująca  i opisująca merytoryczną działalność jednostki, dokumentacja  organów administracji państwowej i samorządowej oraz organów spółek prawa handlowego – protokoły, uchwały,   planowanie  i sprawozdawczość, akta dotyczące współpracy z jednostkami nadrzędnymi, dokumentacja kontroli zewnętrznych, akta dot. nabywania i zbywania nieruchomości) – w podmiotach gospodarczych  i jednostkach organizacyjnych  nie wytwarzających akt wchodzących w skład państwowego zasobu archiwalnego  -  ……………zł za 1 mb
•    akta kategorii „A” (m.in. dokumentacja założycielska, prawna, organizacyjna, normująca  i opisująca merytoryczną działalność jednostki, dokumentacja  organów administracji państwowej i samorządowej oraz organów spółek prawa handlowego – protokoły, uchwały, materiały na posiedzenia,  planowanie  i sprawozdawczość, akta dotyczące współpracy z jednostkami nadrzędnymi, dokumentacja kontroli zewnętrznych, akta dot. nabywania i zbywania nieruchomości) - akta stanowiące materiały archiwalne wraz                      z przygotowaniem do przekazania do archiwum państwowego) –  ……………. zł za 1 mb
•    akta kategorii wyższej niż "B10” oraz kategorii „BE” w organach gminy i związków międzygminnych, organach powiatu, organach samorządu województwa i organach zespolonej administracji rządowej w województwie,  a także urzędach obsługujących te organy,  w państwowych  jednostkach organizacyjnych oraz jednostkach organizacyjnych samorządu terytorialnego – ………………….zł za 1 mb
•    akta kategorii „BE5 - B5” (dokumentacja dotycząca przygotowania i realizacji inwestycji  i remontów) – ……………………. zł za 1 mb
•    Dokumentacja dotycząca realizacji robót budowlanych (powykonawcza, wykonawczo-rozliczeniowa, techniczna itp. powstająca w podmiotach działających w branży budowlanej) – …………………… zł za 1 mb

2.    Za opracowanie archiwalne dokumentacji technicznej:
•    inwestycyjnej (projekty techniczne budynków i innych obiektów, programy, dokumentacja planistyczna):
    ○ kategorii „A – B25” – ……………… zł za 1 mb
    ○ kategorii „BE5-B5” – ………………. zł   za 1 mb
•    konstrukcyjnej wyrobów, technologicznej, techniczno-ruchowej maszyn                            i urządzeń:
     ○ kategorii „A-B25” -  ……………………. zł za 1 mb
     ○ kategorii „B” –           ………….. zł za 1 mb

 Ceny mają charakter umowny, w przypadku dużych ilości akt lub stałej współpracy stosuje się zniżki i upusty. Ceny jednostkowe zależne są od stanu fizycznego akt,   przyjętego sposobu ich opracowania, a także innych  czynników  wpływających  na stopień pracochłonności (odległość od siedziby naszej firmy, warunki pracy w pomieszczeniach archiwum zakładowego lub składnicy akt oraz inne potencjalne utrudnienia logistyczne).  Ceny uwzględniają koszt materiałów archiwizacyjnych zużywanych w trakcie procesu archiwizacji akt stanowiących dokumentację niearchiwalną (akta kategorii „B”). Ceny nie zawierają kosztu materiałów archiwizacyjnych (teczki, pudła archiwizacyjne, tzw. klipsy archiwizacyjne itp.) zużywanych w trakcie procesu archiwizowania akt stanowiących materiały archiwalne (akta kategorii „A”). 
 
Ostateczną cenę za opracowanie archiwalne 1 mb akt poszczególnych kategorii można określić   po dokonaniu oględzin zasobu aktowego oraz ustaleniu metody archiwizacji akt (m.in. kwestie tzw. „głębi informacyjnej” ewidencji opracowanego zasobu aktowego, rodzaju materiałów archiwizacyjnych – pudła, obwoluty, koperty itp., sposobu niszczenia akt wybrakowanych).

3. Za inne prace dodatkowe, w tym m.in. wykonywane na podstawie  protokołów konieczności, np.:
       
•    przekazywanie akt z archiwum zakładowego do archiwum państwowego lub innego archiwum,
•    wyszukiwanie i kompletowanie dokumentów,
•    weryfikacja kompletności dokumentów w obrębie jednostek aktowych,
•    odtwarzanie jednostek aktowych grupujących akta danego rodzaju i kategorii z dokumentów znajdujących się w stanie rozsypu,
•    sporządzanie pomocy ewidencyjnych dla poszczególnych jednostek aktowych (np. spisów spraw, skorowidzów),
•    nadzór nad zakładową składnicą akt/archiwum zakładowym,
•    sporządzanie oznaczeń informacyjno-archiwalnych,
•    przenoszenie/przewożenie dokumentacji,
•    prowadzenie archiwum zakładowego/zakładowej składnicy akt,
•    instruktaże i szkolenia w zakresie stosowania programów komputerowych przeznaczonych do obsługi archiwum zakładowego/zakładowej składnicy akt,
•    przenoszenie i przewożenie akt poza archiwum zakładowe/zakładową składnicę akt (np. do innego budynku, na inną kondygnację budynku itp.)

-    ……………………….. zł za 1 godzinę roboczą.

1.     Za opracowanie projektów normatywów kancelaryjno – archiwalnych:

•    instrukcji  o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego   
•    instrukcji kancelaryjnej    
•    jednolitego rzeczowego wykazu akt   
•    skróconej instrukcji kancelaryjno - archiwalnej (zawierającej elementy ww. normatywów)
–  ……………………… zł za wykonanie projektu jednego wybranego normatywu lub za komplet.

5. Za opracowanie archiwalne innych rodzajów dokumentacji niż wymienione w punktach 1  i   2 (geodezyjna, kartograficzna, mierniczo – geologiczna, fotograficzna, audiowizualna, elektroniczna), a także za instruktaże, poradnictwo i szkolenia obowiązują ceny umowne, których ustalenie możliwe jest po dokonaniu wstępnej ekspertyzy zbioru dokumentacji  przeznaczonej do opracowania archiwalnego.

Usługi będące przedmiotem oferty podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług (stawka 23%).
wycena usługi
Spółka Zakład Obsługi Archiwalnej „ARPAD” Spółka z o.o.  z siedzibą w Krzykawie k/Olkusza (gmina Bolesław) została utworzona w 2005 r. na bazie istniejącej od 1993 r. firmy działającej pod nazwą: Zakład Usług Archiwistycznych – mgr Robert Chojowski kontynuując jej działalność w zakresie archiwizacji i przechowywania zasobów aktowych.
W trakcie działalności firma zrealizowała ponad czterysta trzydzieści umów, w tym ponad pięćdziesiąt na przechowywanie dokumentacji zlikwidowanych podmiotów gospodarczych.

I. Mamy zaszczyt przedstawić Szanownym Państwu wstępną ofertę na wykonanie kompleksowych usług archiwistycznych obejmujących:
        1. Archiwizację akt jednostki organizacyjnej będącej w stanie upadłości likwidacyjnej lub likwidacji.                     
        2. Prowadzenie archiwum zakładowego w siedzibie klienta w okresie do ukończenia postępowania upadłościowego lub likwidacji.
        3. Przygotowanie  zarchiwizowanego zespołu aktowego  do przekazania do wskazanego archiwum depozytowego.
        4.  Przekazanie zarchiwizowanego zespołu aktowego do właściwego archiwum     depozytowego (w tym archiwum państwowego).
        5. Przechowywanie dokumentacji zlikwidowanej jednostki organizacyjnej w prowadzonym przez naszą spółkę archiwum depozytowym (punkt VIII).
       
II.  Zakres wykonywanych prac obejmuje:
•    systematyzację dokumentacji według zespołów aktowych i komórek organizacyjnych,
•    klasyfikację rzeczową akt,
•    kwalifikację archiwalną akt (podział na kategorie archiwalne),
•    brakowanie akt, których okres przechowywania już upłynął, łącznie
z przygotowaniem protokołu oceny dokumentacji nie archiwalnej i uzyskaniem zgody właściwego archiwum państwowego na zniszczenie akt wybrakowanych,
•    weryfikację i uzupełnienie opisu jednostek aktowych pozostających w archiwum,
•    formowanie nowych jednostek aktowych oraz umieszczenie akt w nowych teczkach, obwolutach lub pudłach archiwizacyjnych,
•    naklejenie na jednostkach aktowych etykiet zawierających dane zgodne ze standardem opisu archiwalnego, ułożenie akt według przyjętego układu archiwalnego,
•    porządkowanie i ewidencjonowanie dokumentacji pracowniczej kadrowej i płacowej (akta osobowe, listy płac, zbiorcze karty wynagrodzeń, materiały źródłowe do obliczania wynagrodzeń),
•    uzupełnienie akt pracowniczych poprzez odtworzenie brakujących dokumentów osobowych i płacowych (świadectwa pracy, świadectwa pracy w szczególnych warunkach, zaświadczenia  o zatrudnieniu i wynagrodzeniu itp.),
•    sporządzenie ewidencji akt pozostających w archiwum zakładowym (na nośnikach elektronicznych oraz w formie oprawionych wydruków), odrębnie dla materiałów archiwalnych i dokumentacji nie archiwalnej w postaci rejestru spisów zdawczo-odbiorczych oraz  w razie potrzeby dodatkowych pomocy ewidencyjnych  (w odniesieniu do akt osobowych, płacowych  i dokumentacji technicznej),
•    obsługę archiwum zakładowego w okresie postępowania upadłościowego lub likwidacyjnego,
•    nadzór nad przekazaniem zarchiwizowanych akt do miejsca ich przechowywania,
•    niszczenie akt wybrakowanych,
•    przechowywanie i obsługa zarchiwizowanego zespołu aktowego podmiotu gospodarczego znajdującego się w stanie upadłości lub  likwidacji oraz po zakończeniu postępowania upadłościowego lub likwidacyjnego.

III.  Uprzejmie  informujemy Szanownych Państwa, że w/w usługi wykonujemy zgodnie z obowiązującymi przepisami i wymogami prawnymi dotyczącymi archiwizacji i przechowywania dokumentacji.
     Prace wykonywane są przez pracowników naszej firmy, posiadających wymagane   uprawnienia oraz długoletnie doświadczenie zawodowe.

IV.  Wycenę wartości konkretnej usługi można sporządzić po dokonaniu wstępnego obmiaru dokumentacji przeznaczonej do opracowania archiwalnego i przechowywania. W trakcie wyceny ustala się stawki ostateczne za opracowanie archiwalne i przechowywanie dokumentacji.  Wycena może posiadać charakter wstępny (kwota orientacyjna za wykonanie usługi)  lub ostateczny (kwota wynagrodzenia  ustalona w formie ryczałtu). Wycena może dotyczyć  zarówno kompleksowej usługi archiwistycznej (archiwizacja i przechowywanie traktowane łącznie), jak i oddzielnie ujętych usług opracowania archiwalnego (archiwizacji) i przechowywania zarchiwizowanego zespołu aktowego. W tym przypadku cenę za przechowywanie uporządkowanego i zewidencjonowanego zbioru dokumentacji ustala się po zakończeniu prac archiwizacyjnych, gdy znana jest dokładna ilość akt poszczególnych rodzajów i kategorii przeznaczonych do dalszego przechowywania.
    Podstawę do rozliczenia finansowego stanowi końcowy protokół zdawczo-odbiorczy zawierający wyszczególnienie rodzajów i ilości opracowanych akt. Wszelkie czynności związane z wyceną wartości usługi wykonywane są bezpłatnie.

V. Po wykonaniu usługi (częściowo lub w całości) obie Strony komisyjnie sporządzają i podpisują Protokoły:
-    Przejściowe Zaawansowania Prac Archiwalnych,
-    Zdawczo-Odbiorczy Końcowy,
na podstawie których Wykonawca wystawia Zamawiającemu faktury:
-    częściowe,
-    końcową
z tytułu wykonanej usługi.

Należność za usługę może być zwiększona o kwotę wynikającą z tytułu prac dodatkowych wykonywanych na podstawie protokołów konieczności.

VI. Podstawą obmiaru ilości dokumentacji jest jednostka miary:
1.    1 mb (metr bieżący)
2.     1 m3 (metr sześcienny) , który w przeliczeniu na metry bieżące zawiera od 10 do 12 mb akt  (Polski Słownik Archiwalny, Warszawa 1974)
3.    1 jednostka aktowa (np. teczka osobowa, osobowo-płacowa, pojedynczy rysunek techniczny, mapa, plan itp.)
4.   Przy obmiarze akt dopuszcza się zaokrąglanie ich łącznej ilości do 0,10 mb
5.   W przypadku wykonywania prac dodatkowych w zakresie:  przenoszenia
dokumentacji, bieżącej obsługi archiwum zakładowego, przekazywania akt do  innego archiwum, odtwarzania jednostek aktowych z rozsypu  podstawą rozliczenia usługi jest jedna godzina robocza.

VII. Ceny jednostkowe netto za opracowanie archiwalne poszczególnych  podstawowych rodzajów dokumentacji wynoszą:

1.    Za opracowanie archiwalne dokumentacji aktowej:
•    kategorii „BE50 – B50” (dokumentacja pracownicza osobowa – akta osobowe) –  od 2,50 zł do 7,50 zł za  1 teczkę osobową
•    kategorii „B50” (dokumentacja pracownicza płacowa oraz dotycząca ubezpieczeń społecznych)
    listy płac – od 90,00 zł do 135,00 zł za 1 mb
    dokumentacja zgłoszeniowa i rozliczeniowa z zakresu ubezpieczeń społecznych – od 85,00 zł do 125,00 zł za 1 mb
    zbiorcze karty wynagrodzeń, zbiorcze karty zasiłkowe –
     od 150,00 zł do 220,00 zł za 1 mb (ułożenie chronologiczne lub  alfabetyczno-chronologiczne)
    od 3,60 zł do 5,30 zł za założenie odrębnej teczki zawierającej  zbiorcze karty wynagrodzeń jednej osoby
•    kategorii „A” (dokumentacja założycielska, prawna, organizacyjna, normująca i opisująca merytoryczną działalność jednostki, planowanie i  sprawozdawczość, akta dotyczące spraw terenowo-prawnych) – wraz z przygotowaniem do przekazania do właściwego archiwum państwowego) – od 500,00 zł do 750,00 zł za  1 mb
•    kategorii „B25” (dokumentacja założycielska, prawna, organizacyjna, normująca  i opisująca merytoryczną działalność jednostki, planowanie i sprawozdawczość, akta dotyczące spraw terenowo-prawnych) – w jednostkach organizacyjnych nie wytwarzających akt wchodzących w skład państwowego zasobu archiwalnego  - od 180,00 zł do 270,00 zł za 1 mb
•    kategorii „B10” (sprawy sądowe, windykacja należności, akta dotyczące wypadkowości, korespondencja dotycząca spraw kadrowych i organizacyjnych) – od 110,00 zł do 170,00 zł za 1 mb
•    kategorii „B5 – B3 - B2 ” (np. dokumentacja finansowo-księgowa, magazynowa, korespondencja administracyjna i handlowa, materiały źródłowe do obliczania wynagrodzeń):
    opracowanie archiwalne akt niezarchiwizowanych: od 49,00 zł do 99,00 zł za 1 mb (cena obejmuje całość prac w zakresie archiwizacji, tj. porządkowania i ewidencjonowania oraz  brakowania akt przekazywanych do archiwum przez komórki organizacyjne)
    weryfikacja i brakowanie akt zarchiwizowanych: od 25,00 zł do  40,00 zł za  1 mb
    weryfikacja i brakowanie akt zarchiwizowanych wraz z wywozem i zniszczeniem dokumentacji wybrakowanej: od 28,00 zł do 45,00 zł za  1 mb
•    kategorii „BE5” (dokumentacja przygotowania i realizacji inwestycji własnych) –od 120,00 zł do 160,00 za 1 mb

2.    Za opracowanie archiwalne dokumentacji technicznej:
•    inwestycyjnej (projekty techniczne, dokumentacja powykonawcza, dokumentacja planistyczna):
    kategorii „A – B25” – od 260,00 zł do 340,00 zł za 1 mb
    kategorii „BE5-B5” – od 170,00 zł do 240,00 zł za 1 mb
•    konstrukcyjnej wyrobów, technologicznej, techniczno-ruchowej maszyn i urządzeń:
     kategorii „A” –  od 260,00 zł do 340,00 zł za 1 mb
     kategorii „B” – od 140,00 zł do 190,00 zł za 1 mb

3.    Za opracowanie archiwalne dokumentacji geologicznej oraz górniczej – od 200,00 zł do 260,00 zł za 1 mb

4.    W razie konieczności opracowania archiwalnego innych niż wymienione wyżej rodzajów     dokumentacji (np. dokumentacja na nośnikach elektronicznych, dokumentacja  geodezyjna, kartograficzna, mierniczo-geologiczna, audiowizualna) – ceny ustalane są po bliższym zapoznaniu się z charakterem zbioru, ilością i  stanem dokumentacji oraz określeniem jej kategorii archiwalnej.

5.    Niszczenie akt wybrakowanych (wywóz akt oraz ich fizyczne zniszczenie) – cena za tę usługę zawarta jest w cenie za brakowanie akt – w ramach opracowania archiwalnego dokumentacji aktowej i technicznej.

6.    Za inne prace dodatkowe wykonywane na podstawie protokołów
       konieczności, w tym m.in. :
•    przekazywanie akt z archiwum zakładowego do archiwum państwowego lub innego archiwum,
•    nadzór nad archiwum zakładowym,
•    prowadzenie archiwum zakładowego,
•    przenoszenie akt poza archiwum zakładowe (np. do innego budynku, na inną kondygnację budynku itp.),
•    odtwarzanie jednostek aktowych grupujących akta danego rodzaju  i kategorii z dokumentów znajdujących się w stanie rozsypu -  od 24,00 zł do 29,00 zł za 1 godzinę roboczą.

7.    Za odtwarzanie brakujących dokumentów:    
•    osobowych  -  od 5,50 zł do 8,50 zł za odtworzenie brakujących dokumentów   w ramach jednej teczki osobowej (na podstawie analizy akt osobowych),
•    płacowych – od 4,00 zł do 6,50 zł za przeliczenie danych z jednego roku do sporządzenia zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu łącznie z wystawieniem zaświadczenia (w zależności od stanu materiałów źródłowych)
 
            Powyższe ceny są cenami umownymi, w przypadku dużych ilości akt lub stałej współpracy stosuje się zniżki i upusty. Różnice w podanych wyżej stawkach zależne są od stanu fizycznego akt, ich ilości,  przyjętego sposobu ich opracowania oraz warunków wykonywania pracy. Ostateczną cenę za opracowanie archiwalne 1 mb akt poszczególnych kategorii można przedstawić  po dokonaniu oględzin zasobu aktowego oraz ustaleniu metody archiwizacji akt (m.in. kwestie tzw. „głębi informacyjnej” ewidencji opracowanego zasobu aktowego, rodzaju materiałów archiwizacyjnych – pudła, obwoluty, koperty itp., sposobu niszczenia akt wybrakowanych, wymogów archiwum depozytowego przejmującego dokumentację na przechowywanie).

VIII. Uprzejmie informujemy, że świadczymy usługi w zakresie przechowywania zasobów aktowych zlikwidowanych podmiotów gospodarczych. Akta są składowane z zachowaniem odpowiednich środków zabezpieczenia przechowywanej dokumentacji przed zniszczeniem, uszkodzeniem i kradzieżą. Zapewniamy bieżącą obsługę składowanych zasobów   w zakresie sporządzania  kopii  i odpisów materiałów źródłowych dla zainteresowanych uprawnionych osób oraz udostępniania stosownych dokumentów upoważnionym organom i instytucjom przy zachowaniu wszelkich przepisów dotyczących tajemnicy służbowej i ochrony danych osobowych

   IX. Ceny jednostkowe netto za przechowywanie uporządkowanych i zewidencjonowanych akt  poszczególnych kategorii wynoszą:
1.  Dokumentacja pracownicza osobowa kategorii  „B50” (akta osobowe, okres przechowywania – do 50 lat) – 0,23 zł  za 1 teczkę osobową (x ilość lat przechowywania), tj. do 11,50 zł za 1 teczkę osobową za cały okres przechowywania (tj. do około 2000,00 zł za 1 mb akt osobowych, średnio 1200,00 zł za 1 mb),
2. Dokumentacja pracownicza płacowa kategorii „B50” (okres przechowywania – do 50 lat) -  33,00  zł  za 1 metr bieżący (x ilość lat),   tj. do 1650,00 zł za 1 mb akt, średnio 1050,00 zł za 1 mb (za cały okres przechowywania),
3.  Akta kategorii„B25” ( okres przechowywania do 25 lat) – 33,00 zł za 1 metr bieżący (x ilość lat), tj. do 825,00 zł za 1 mb,
4.  Akta kategorii „B10” ( okres przechowywania do 10 lat)  – 33,00 zł  za 1 mb (x ilość lat), tj. do 330,00 zł  za 1 mb,
5.   Akta kategorii „B5” ( okres przechowywania do 5 lat)  - 33,00 zł za 1 mb
(x ilość lat), tj. do 165,00 zł za 1 mb
         
Podane ceny mają charakter orientacyjny, ceny ostateczne dla danego zespołu aktowego zależne są od ilości dokumentacji przeznaczonej do przechowywania przez określoną ilość lat, co można precyzyjnie ustalić po zakończeniu procesu archiwizacji i sporządzeniu ewidencji akt przeznaczonych do dalszego przechowywania.

X.   Usługi archiwistyczne podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, w związku z czym do podanych wyżej cen należy doliczyć podatek VAT obliczany według stawki 23%.

 Serdecznie zapraszamy do skorzystania z naszych usług. W razie potrzeby przedstawiamy stosowne referencje oraz projekty umów.
dotycząca usług archiwizacji  i  przechowywania dokumentacji  zlikwidowanych  firm
informacja handlowa
1.    Opracowanie archiwalne zasobu aktowego organizacji, tj. uporządkowanie i zewidencjonowanie zbioru dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakładowym/zakładowej składnicy akt wraz z przygotowaniem dokumentacji powstającej    w poszczególnych komórkach organizacyjnych do przekazania do archiwum zakładowego/zakładowej składnicy akt.

Zakres wykonywanych prac obejmuje:
•    systematyzację dokumentacji według zespołów aktowych i komórek organizacyjnych,
•    klasyfikację rzeczową akt, tj. przyporządkowanie jednostek aktowych  do właściwej grupy tematyczno – rzeczowej (określonej w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub wyodrębnionej na podstawie innych kryteriów właściwych dla dokumentacji danego typu),                
•    kwalifikację archiwalną akt (podział na kategorie archiwalne z określeniem okresu przechowywania),
•    brakowanie przeterminowanej dokumentacji niearchiwalnej łącznie
 z przygotowaniem dokumentacji brakowania akt (spis dokumentacji aktowej/ technicznej przeznaczonej  do zniszczenia,  protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej, wniosek o wydanie zgody na zniszczenie kierowany do właściwego Archiwum Państwowego),
•    weryfikację kwalifikacji archiwalnej, uzupełnienie opisu zarchiwizowanych wcześniej jednostek aktowych przeznaczonych do dalszego przechowywania                 w archiwum zakładowym/zakładowej składnicy akt,
•    archiwizację akt przekazywanych do archiwum zakładowego/zakładowej składnicy akt  z komórek organizacyjnych  - formowanie nowych jednostek aktowych, umieszczenie akt w teczkach, obwolutach lub pudełkach archiwizacyjnych, nadanie jednostkom aktowym właściwych tytułów oraz sygnatur archiwalnych,
•    sporządzenie ewidencji akt pozostających w archiwum zakładowym (na nośnikach elektronicznych oraz w formie tradycyjnej), odrębnie dla materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej w postaci rejestru spisów zdawczo-odbiorczych oraz w razie potrzeby dodatkowych pomocy ewidencyjnych – skorowidzów, inwentarzy itp. (zwłaszcza w odniesieniu do akt osobowych i dokumentacji technicznej),
•    wywóz i zniszczenie akt wybrakowanych wraz z potwierdzeniem ich fizycznego zniszczenia.

W pracach archiwistycznych używane są narzędzia informatyczne dostępne w ramach pakietów biurowych Microsoft Office oraz Open Office lub profesjonalne programy komputerowe do obsługi archiwum zakładowego.

2.    Opracowanie projektów normatywów kancelaryjno-archiwalnych:   
•    instrukcji  o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego, zakładowej składnicy akt,
•    instrukcji kancelaryjnej,
•    jednolitego rzeczowego wykazu akt,
•    skróconej instrukcji kancelaryjno - archiwalnej (zawierającej elementy wyżej wymienionych normatywów).
    
3.    Instruktaż pracownika wyznaczonego przez kierownictwo organizacji do prowadzenia archiwum zakładowego/zakładowej składnicy akt.

4.    Bieżącą obsługę archiwalną funkcjonującego archiwum zakładowego/zakładowej składnicy akt.
Zakres usługi obejmuje:

•    Nadzór nad prawidłowością i terminowością przekazywania akt z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego/zakładowej składnicy akt,
•    Prowadzenie ewidencji akt w archiwum zakładowym/zakładowej składnicy akt oraz dokumentacji pracy archiwum zakładowego/składnicy akt,
•    Systematyczne wydzielanie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania już upłynął – zgodnie z procedurami brakowania akt,
•    Wyszukiwanie, udostępnianie i wypożyczanie akt dla wewnętrznych potrzeb organizacji.

5.    Współpracujemy z firmami świadczącymi usługi w zakresie wyposażenia archiwów zakładowych, niszczenia dokumentacji, przechowywania   i obsługi zasobów aktowych istniejących podmiotów gospodarczych,  a także specjalizującymi się w tworzeniu i wdrażaniu oprogramowania komputerowego do zarządzania dokumentacją przechowywaną  w składnicach akt i archiwach zakładowych.

6.    Zapraszamy serdecznie do korzystania z naszych usług. Na życzenie   przedstawiamy listę naszych klientów wraz z referencjami.
W przypadku zainteresowania z Państwa strony przedstawiciel  naszej firmy przyjedzie do Państwa w celu zapoznania się z zakresem prac i oszacowania kosztów usługi
Wykonujemy kompleksowe usługi archiwistyczne obejmujące:
informacja handlowa